今天故事的緣起,就要從這個前陣子非常熱門的iPhone軟體Mailbox說起了
很多人都說,收信軟體,「不就是收信、回信」,還能怎麼搞?
沒錯,這個大家都知道的收信軟體,沒想到卻被這個Mailbox軟體給帶到了一個新的境界
大家可以先來看這個軟體的影片
你看到重點了嗎?
相信很多商務人士或是每天很多信件要處理的夥伴,看到這裡,就知道重點在哪裡了
iPhone 專屬軟體
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軟體名稱:Mailbox
軟體分類:影音娛樂
官方網站:http://www.mailboxapp.com/
安裝資源:App Store
操作等級:▼▽▽▽▽
推薦安裝:▲▲▲▲▲
購買費用:免費
適用機型:iPhone
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然而,你安裝好了軟體之後,想要使用,「還早」的很呢… 除非你有「預約」了…
不然就跟吉米一樣一起排隊吧「Reserve My Mailbox」
是的,你必須要「排隊」,而且是「乖乖排隊」,你看我從3/21開始排隊,前面還有49萬2千多人...
14個小時之後,前面還有46萬8千人多,但是「我後面」多了7千1百多人…
嘿嘿… 還好有來排...
到了前幾天4/4的時候,閒閒沒事打開來看看我排到了沒
沒想到前面還有2萬2千多人…屁股後面居然高達了16萬人…
終於在今天,輪到我了…
終於輪到我來體驗Mailbox的威力了…
然後開始同步我的信箱
吼~我只同步兩個信箱,就有這麼多信件了…真是恐怖啊~
這軟體的重點在哪裡?
這套軟體的重點,其實在於讀取信件時的處理方式
例如
如同影片中所展示,看完信件,只要把信往右邊滑動,就會收起來,不再煩你
或是往右滑動的時間持續長一點,這封信就會被刪除
那重點來了
重要的信怎麼處理?
只要把信件往左滑
就會出現選單,問你要「今天晚點處理」「還是傍晚再處理」「明天再處理」....
這就是重點啦,選擇怎麼處理這封信
因為在手機上,看訊息畢竟只是即時閱讀,是否要馬上處理則取決於你當時的狀況
這軟體這樣做非常好,方便分類信件晚點處理,甚至挑一天再提醒你來處理
以上是要處理的信件
而我們信件中,另外有一種信件是參考用的
所以你只要往左滑動的時間久一點
就會出現問你標記這封信「要看」、「要買」「要閱讀」的分類....
所以看到這裡,是不是覺得很讚啊?
這點子真好~
對~所以我在使用之後,就在想…
這點子真好…為什麼不馬上開放給所有人使用? 還要排隊?
後來我去了解,原來他們說這不只是軟體的規劃功能如此
伺服器端也需要同步做配合
這也就是為什麼他們「只好」慢慢開放大家使用的原因,因為他們希望把使用者體驗做到最好
慢慢加伺服器,慢慢加人進去使用…
那桌面有沒有類似軟體?
目前這樣的軟體只有iPhone有,且只能配合Gmail來運作
那我們該怎麼辦?
所以吉米就把腦筋動到Mac上面天天在用的Mail軟體了
同一時間,我也順便整理了一下,我平常看信,所需要處理的步驟與方式,來「學習」Mailbox這套軟體的精粹
那就是用智慧型信箱啦~
我後來就這樣做,把我的需求變成這六個智慧型信箱
首先,先來看看第一個「今天的信件」
信件一大堆,每天就處理當天的信件,把它處理完,就好啦
所以條件設為「收件日期」「是今天」
並且加上一個條件「郵件未存放於信箱」「垃圾郵件」
這樣一來,垃圾信就不要來煩我啦
要處理的信件
接著重點來了
要處理的信件怎麼處理呢?要怎麼學習這點子呢?
新增智慧型信箱啊~
等待回覆的信件
很多時候我們會先看一些信件,然後可能就要去開會,或是做其他的事情,等等處理好之後再回來回應
那就把它設定成「等待回覆」的信件
那至於區分的方式,我就想到用「旗標」來做分類,這是最快區分信件的方式,這裡我給他「橙色」的旗幟
待處理的信件
有些信件,不是回覆就沒事了,可能還要先去溝通協調、調貨、甚至詢問結果之後,才能來回覆給對方的
這種信件,就丟掉「待處理信件」去,所以這裡我給的旗標示「黃色」
處理中的信件
當信件回覆、甚至處理過後,但是事件尚未完成、尚未結案的,就給他丟到處理中的信件,未來可以回來看看哪些事情還沒被完成
這裡有個重點,那就是很多信件我們可能回應之後,對方還沒回應前,就在「已傳送」裡面了
因為我是設定成「對話方式」來呈現,所有同樣話題的信件就會變成一個事件,不會變成一大堆信件分散各地
這個功能在Apple官網就有提到囉
http://www.apple.com/tw/osx/apps/#mail
所以在這區的設定裡面,就要多加「包括"已傳送"裡的郵件」,這樣你才不會漏掉重要信件,縱使旗標還在
待處理的信件
同樣的,需要持續運作,需要追蹤進度的,就丟到這個智慧型信箱中就可以
有沒有快捷鍵可以用?
好,吉米這邊提供自己的使用方式,就是利用「旗標」功能來做快速分類
那我們就來從選單這邊看到這個功能在「選單」中,到底叫做什麼「名字」,吉米這邊來舉例,我要幫「紫色」旗標來新增快捷鍵
因此我們來到「系統偏好設定」
選擇「鍵盤」
接著切換到「鍵盤快速鍵」的分類中
先選擇左側的「應用程式快速鍵」,然後按下右方下面的「+」來新增快速鍵
應用程式當然選擇「郵件」囉
重點來了,「選單名稱」要輸入什麼呢?記得吉米上面提醒過你要做的快捷鍵選單「名字」嗎?
「紫色」就是你的關鍵字
最後在鍵盤上面敲出你要的快速鍵,選擇「加入」就可以囉
就這樣,你就可以把你要的快速鍵做出來啦
同樣的道理,你常用的軟體功能,你想這樣做,就可以自己定義快速鍵囉~
可參考的信件
那可參考的信件怎麼處理?要怎麼學習這點子呢?
其實這招就簡單處理了
新增信箱即可
把你要的信箱建立出來
下次看到喜歡,手動拖進去這些信箱就好啦
或是一樣給他一個快速鍵,這樣不是很讚嗎?
總結
所以啊,吉米在這邊簡單分享一下這套iPhone軟體Mailbox,也順便分享我自己怎麼針對自己的需求來改變Mac上面內建Mail軟體的設定
你也可以自己針對需求來做改變喔~
若你還有其他什麼好點子,也歡迎你分享囉
13.05.15 更新
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「旗標名稱的修改教學」請參考下面連結
https://iphone4.tw/forums/showthread.php?t=201788
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